Projektbeskrivelse: Øjenafdelingen, Århus Kommunehospital

• at al datakommunikation mellem undersøgelsesapparatur og journalenhed foregår elektronisk,
• at alle patientrelevante informationer - ventelister, aftaler, tekster (jounalføring og ekstern kommunikation), tal og billeder - er elektronisk tilgængelige for det behandlende personale fra alle afdelingens arbejdspladser,
• at al kommunikation med samarbejdspartnere - administration, afdelinger, almene- og speciallæger, andre sygehuse - foretages elektronisk,
• at elektronisk databehandling udnyttes indenfor produktionsplanlægning og ressourcestyring,
• at den af Sundhedsstyrelsen og sygehusadministratorer afkrævede rapportering om ventetider, diagnoser, undersøgelser og behandlinger lettes,
• at der drages maksimal nytte af IT indenfor kvalitetssikring, forskning og udvikling,
• at IT inddrages i afdelingens undervisningsprogram for såvel medicinske studenter som uddannelsessøgende læger

Ovenstående mål skal opnås indenfor de fysiske rammer, der gives af Århus Amtskommune og Århus Kommunehospitals IT-afdeling

tilbage til top

Som et led i afdelingens overordnede strategi besluttedes det i 1994 at forsøge at introducere den elektroniske patientjournal. Efter en sondering af markedet fandtes der ikke umiddelbart et egnet programmel. Firmaet PC-Idé var imidlertid villigt til at indgå i et udviklingsarbejde for at tilpasse deres elektroniske patientjournal PC-Praxis beregnet på øjenlægepraksis, så det kunne fungere på en øjenafdeling. Dette system havde i forvejen integrerede billedfunktioner og specielle faciliteter til opsamling og integration af optiske data. De nødvendige modifikationer var væsentligst relateret til det at kunne fungere på et netværk med mange brugere, samt at kunne tilslutte mere specielle undersøgelsesapparater.

Den elektroniske patientjournal blev implementeret i 3 faser, en pilotfase, en integrationsfase og en distributionsfase.

I pilotfasen installeredes systemet i en afgrænset del af klinikken med 5 PC-enheder sammenhængende i et isoleret netværk og kun omfattende patienterne i afdelingens hornhindeklinik. Den forsigtige opstart og test-periode blev valgt fordi man ønskede, forholdsvis uforpligtende, at se software og leverandør an. Specifikt ønskede man at få sikkerhed for at systemets basale elementer kunne fungere i et hospitalsmiljø. Den afgrænsede brugerskare muliggjorde også at justeringer og nyudviklinger kunne foregå sideløbende med systemets anvendelse. Da man efter 1 år havde fået indtryk af at system og leverandør kunne leve op til hovedparten af forventningerne, indledtes integrationsfasen. Det var blevet klart, at den fortsatte udbygning af systemet i et isoleret netværk ville blive uhensigtsmæssig: netværksadministrationen ville kræve betydelige lokale ressourcer, afdelingens sekretærer skulle også have adgang til centrale administrative systemer, fortsatte investeringer i systemet ville forpligte afdelingsledelsen og dermed hospitalet økonomisk. Man inddrog derfor hospitalets IT-afdeling i arbejdet og omlagde systemet til at blive afviklet på sygehusets generelle netværk. Processen foregik gnidningsfrit i kraft af en samarbejdsvillig IT-afdeling, der betragtede det lokale initiativ som et positivt engagement i hospitalets udvikling af informationsteknologi. IT-afdelingen har i det videre forløb været behjælpelig med udformning af kontrakter med leverandørfirmaet. Med tilfredsstillende systemafvikling på hospitalets generelle netværk var det relativt let i løbet af de næste par år at sprede systemet til flere af afdelingens funktioner.

Tredie fase, distributionsfasen, havde til formål at udvide EPJ-aktiviteten til hele afdelingen. Der blev holdt informationsmøder i de enkelte personalegrupper. Potentielle problemer og udfordringer blev løbende diskuteret i uformelle grupper blandt overlægegruppen, oversygeplejersken og den ledende sekretær. EPJ blev herefter indført successivt i de enkelte diagnoserelaterede teams.

tilbage til top

En "superbrugergruppe" med repræsentanter fra læge-, sygepleje- og sekretærgruppen fungerer som bindeled mellem brugere, afdelingsledelse, IT-afdeling og softwareleverandør.

Med tiltagende omfang af anvendelse af IT på afdelingen er arbejdet med den daglige drift og systemvedligeholdelse tiltaget. Endskønt hospitalets IT-afdeling varetager den basale vedligeholdelse af netværket og software-firmaet sørger for løbende system opdateringer er der en række løbende arbejdsopgaver vedrørende opsætning af nye arbejdspladser, udvikling af mindre snitflader mellem PC-Praxis og andre af hospitalets systemer samt retning af mindre hard- og softwarefejl. I 1998 tilknyttede man derfor formelt en computeringeniør til afdelingen på deltid. Dels ønskede man en person til varetagelse af driftproblemer, dels ønskede man en kvalificeret og respekteret afdelingsloyal "opmand" når potentielle konflikter mellem applikationsleverandøren (PC-Idé) og netværksansvarlige (IT-afdelingen på hospitalet) skulle afværges.

tilbage til top

En række forhold har haft afgørende betydning for at afdelingen på eget initiativ har kunnet implementere en elektronisk patientjournal. Først og fremmest er indførelsen drevet frem på lokalt niveau af computer- og IT-interesserede læger og i videst mulige omfang på lægelige præmisser i en afdeling, hvor innovation traditionelt har været højt prioriteret. Sekundært har hospitalets IT-afdeling været samarbejdsvillig og accepteret et lokalt afdelingsinitiativ. På et mere overordnet plan er en øjenafdeling fagligt relativt isoleret, hvorfor man ikke har skullet koordinere indsatsen med andre afdelinger. Endelig har tilknytningen af en kompetent computeringeniør vist sig særdeles nyttig. Denne person kan dels afhjælpe akutte soft- eller hardware problemer på afdelingen, dels kvalificeret vurdere kvaliteten af software leverandørens ydelser og IT-afdelingens netværks organisation. Respekt fra alle sider i denne trekant er fundamental vigtig for et konstruktivt samarbejde. En formel aftale af ansvar og kompetence for vedligeholdelse, opdatering og videreudvikling af et lokalt EPJ-initiativ mellem IT-ansvarlige i amt, hospital og afdeling er nødvendig når EPJ vokser til at blive et centralt arbejdsredskab i afdelingen.

Det har været en væsentlig hæmmende faktor for indførelsen af EPJ, at leverandøren har været et mindre EDB-firma lokaliseret i Københavns-området. Den geografiske adskillelse og firmaets relativt få ressource-personer har formentlig bidraget til at del-implementeringer og -udviklinger er blevet forhalet betydeligt, måske også mere end hvad der er almindeligt i denne branche.

Øjenafdelingens EPJ opfylder de helt basale krav til en elektronisk patientjournal: at journalen altid er tilstede på alle afdelingens arbejdspladser så snart den er skrevet. Den ansvarlige læge for journalnotaterne kan identificeres eftersom denne er "logget" på computeren med personlig kode og fejlskrivninger som følge af dårlig båndkvalitet er væk.

Integrationen med andre afdelinger og praktiserende speciallæger er i øjeblikket dårlig. Henvisninger til billeddiagnostik, elektrofysiologi, patologisk afdeling og almen medicin må således foretages på "gammeldags" vis vha. papirhenvisninger. For de fleste andre typer af afdelinger vil en elektronisk integration af henvisninger og svar være essentielt i en EPJ.

EPJs bookingfunktion har gjort det væsentligt nemmere for den enkelte læge at danne sig et overblik over dagens arbejdsopgaver og give patienten en ny tid til kontrolundersøgelse og eventuel behandling uafhængigt af om sygeplejersker eller sekretærer er tilstede. Samtidig planlægges afdelingens aktiviteter nu helt uden papirskemaer, som kan have en tendens til at foreligge i flere versioner. EPJ gør det muligt at standardisere journaldata, idet disse kan indføres i specielt opbyggede formularer. Dette forhold gør det muligt at følge kliniske referenceprogrammer, og for nye læger giver det et lettere overblik over afdelingens kliniske instrukser og rutiner. Samtidig kan registreringen af de standardiserede data i en databasestruktur danne grundlag for kvalitetssikring, kvalitetsudvikling og beregning af ydelsesstatistikker. Det har dog her været en væsentlig hæmmende faktor, at Sundhedsstyrelsen har et skiftende og stadigt stigende krav om registrering til Landspatientegisteret. Levering af disse data stiller krav til EPJ- systemer i et omfang, som mindre leverandører, som vores, ikke kan honorere. Forsøg på at opnå en delvis automatiseret indrapportering fra afdelingens EPJ system er strandet på, at hospitalets generelle registreringssystem, Det Grønne System, ikke umiddelbart har tilgængelige snitflader som gør den relevante elektronisk kommunikation mulig. Aktivitetsregistreringen bliver derfor dobbelt. Afdelingen har siden starten af projektet søgt at opnå en elektronisk snitflade til Det Grønne System. Det har dog været så besværligt, at vi har et klart indtryk af, at udbyderen ikke har haft nogen motivation for at facilitere processen.

tilbage til top

Projektets beskrivelse er i vidt omfang baseret på tidligere publiceret artikel i Ugeskrift for Læger: Erfaringer med indførelse af elektronisk patientjournal på Øjenafdelingen, Århus Kommunehospital.

tilbage til top